#新規取引先#催促メール#初回取引#信頼関係

初めての取引先への催促メール作法｜信頼関係が浅い相手への正しい伝え方【文例付き】

✍️編集部

この記事は誰のため?

  • 初めての取引先に催促メールを送りたい
  • 信頼関係が浅い相手への伝え方が分からない
  • 関係を壊さずに催促したい
  • 新規顧客への注意点を知りたい

この記事を読むことで、初めての取引先への催促メールの書き方、注意点、文例が分かります。

初めての取引先への催促が難しい理由

1. 信頼関係が浅い

継続取引先との違い

継続取引先の場合は、長年の取引で信頼関係が築かれているため、多少強く言っても許されることがあります。しかし、初めての取引先では信頼関係がまだ浅いため、より慎重な対応が求められます。

2. 相手の支払い習慣が分からない

継続取引先との違い

継続取引先であれば、「いつも期日通りに払ってくれる」といった支払い習慣が把握できています。一方、初めての取引先の場合は、相手の支払い習慣が分からないため、どう対応すべきか判断が難しくなります。

3. 今後の取引に影響する

催促の影響

催促の仕方によっては、今後の取引関係に大きな影響を与えます。強すぎる催促をすると、相手が不快に感じて今後の取引がなくなる可能性があります。逆に、弱すぎる催促をすると、「この会社は催促が弱い」と思われ、今後も支払いが遅れるリスクがあります。

初めての取引先への催促の基本方針

1. より丁寧に、よりやわらかく

継続取引先より、さらに丁寧に

初めての取引先への催促では、継続取引先以上に丁寧な対応が求められます。クッション言葉を多用し、「すでにお手続き済みでしたら」といった逃げ道を残す表現を使うことが大切です。また、感謝の言葉を添えることで、良好な関係を維持できます。

2. 期日から7〜10日待つ

継続取引先との違い

継続取引先の場合は期日から3〜5日後に催促することが一般的ですが、初めての取引先の場合は期日から7〜10日後に催促することをおすすめします。

理由

初めての取引では、相手の経理処理に時間がかかる可能性があるため、少し余裕を持たせることが重要です。早すぎる催促は、相手に不信感を与える可能性があります。

3. 今後の取引を意識した表現

例

初めての取引先への催促では、今後の関係性を意識した表現を使うことが効果的です。

今後とも末永くお取引をさせていただければ幸いです。
引き続き、何卒よろしくお願いいたします。

1回目の催促メール（期日+7〜10日後）

件名

【ご確認】〇〇月分のご請求に関しまして

本文

〇〇株式会社
〇〇部 〇〇様

いつもお世話になっております。
株式会社△△の□□です。

この度は、〇〇のご依頼をいただき、誠にありがとうございました。

さて、〇〇月〇〇日が支払期日の請求書につきまして、
本日時点で入金を確認できておりませんでしたので、
念のためご連絡させていただきました。

すでにお手続き済みの場合は、行き違いで大変失礼いたしました。

お手数をおかけしますが、下記の内容をご確認いただけますでしょうか。

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
【請求書情報】
・請求書番号: INV-202511-001
・ご請求金額: 100,000円（税込）
・お支払い期日: 2025年10月31日
・お振込先: 〇〇銀行 △△支店 普通 1234567
         株式会社△△
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

今後とも末永くお取引をさせていただければ幸いです。
引き続き、何卒よろしくお願いいたします。

株式会社△△
〇〇部 □□
TEL: 03-1234-5678
Email: example@example.com

ポイント

  • ✅ 「この度はご依頼いただき、ありがとうございました」と感謝
  • ✅ 「すでにお手続き済みでしたら」と逃げ道
  • ✅ 「今後とも末永く」と今後の取引を意識
  • ✅ 丁寧な表現を多用

2回目の催促メール（期日+17〜21日後）

件名

【再送】〇〇月分のお支払いにつきまして

本文

〇〇株式会社
〇〇部 〇〇様

お世話になっております。
株式会社△△の□□です。

〇〇月〇〇日に1回目のご連絡をさせていただきましたが、
本日時点でもご入金を確認できておりませんでした。

念のため、再度ご連絡させていただきます。

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
【請求書情報】
・請求書番号: INV-202511-001
・ご請求金額: 100,000円（税込）
・お支払い期日: 2025年10月31日（既に経過）
・お振込先: 〇〇銀行 △△支店 普通 1234567
         株式会社△△
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

もしお支払いが難しい事情がございましたら、
〇〇月〇〇日（〇曜日）までにご状況をお知らせいただけますと幸いです。

お支払い、またはご返信をお待ちしております。

引き続き、何卒よろしくお願いいたします。

株式会社△△
〇〇部 □□
TEL: 03-1234-5678
Email: example@example.com

ポイント

  • ✅ 「念のため」と柔らかい表現
  • ✅ 「お支払いが難しい事情があれば」と相談の余地
  • ✅ 期限を設定
  • ✅ まだ強い表現は使わない

3回目の最終催促（期日+30日後）

件名

【重要】〇〇月分のお支払いについて（最終確認）

本文

〇〇株式会社
〇〇部 〇〇様

株式会社△△の□□です。

これまで2度ご連絡させていただきましたが、
ご入金およびご返信を確認できておりません。

誠に恐縮ではございますが、
〇〇月〇〇日（〇曜日）までにご対応いただけない場合、
やむを得ず然るべき対応を検討させていただくことになります。

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
【請求書情報】
・請求書番号: INV-202511-001
・ご請求金額: 100,000円（税込）
・お支払い期日: 2025年10月31日（既に〇日経過）
・お振込先: 〇〇銀行 △△支店 普通 1234567
         株式会社△△
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

何卒ご理解のほど、よろしくお願いいたします。

株式会社△△
〇〇部 □□
TEL: 03-1234-5678
Email: example@example.com

ポイント

  • ✅ 「これまで2度ご連絡したが」と経緯を明記
  • ✅ 「然るべき対応を検討」と伝える
  • ✅ まだ「内容証明」「法的措置」という具体的なワードは使わない
  • ✅ 「何卒ご理解のほど」と丁寧に締める

初めての取引先への注意点

1. 支払期日を事前に明確にする

請求書を送る時点で

  • 支払期日を明確に記載
  • 振込先を明記
  • 「期日までにお支払いください」と一言添える

2. 請求書の受領確認を取る

メールで確認

請求書をお送りいたしました。
お手数ですが、受領のご確認をいただけますでしょうか。

3. 電話もためらわない

メールだけでは反応がない場合

  • 初めての取引先でも、2回目の催促後は電話も検討
  • ただし、丁寧なトーンで

→ 電話での催促トークスクリプト

4. 今後の取引を考慮

判断基準

  • 1回の未払いで取引停止はしない
  • 2〜3回繰り返したら、取引停止を検討
  • 今後の取引の可能性を考慮して対応

初めての取引先での回収率を上げる予防策

1. 前払い制度を導入

初回取引は前払いを求める

  • 「初回取引のため、前払いでお願いしております」
  • 50%前払い、50%納品後など

→ 前払い制度の導入方法

2. 契約書を必ず作成

支払条件を明記

  • 支払期日
  • 遅延損害金
  • 振込先

→ 契約書に入れるべき支払い条項

3. 信用調査を行う

取引前にチェック

  • 企業の信用情報
  • 過去の支払い実績
  • 口コミ・評判

→ 危ない取引先の見極め方

4. 支払期日を短くする

一般的な支払期日

  • 継続取引先: 月末締め、翌月末払い（60日後）
  • 初めての取引先: 納品から30日以内

よくある質問（FAQ）

Q1: 初めての取引先には何日待つべき？

A: 期日から7〜10日後に1回目の催促を推奨。

  • 継続取引先より少し長めに待つ
  • 経理処理に時間がかかる可能性を考慮

Q2: 初めての取引先でも強く催促していい？

A: 2回目までは柔らかく、3回目から踏み込む。

  • 1回目・2回目: やわらかい表現
  • 3回目: 「然るべき対応を検討」と明言

Q3: 初めての取引先が払わない場合、今後の取引は？

A: 1回の未払いで判断せず、2〜3回繰り返したら取引停止を検討。

  • 1回目: 様子を見る
  • 2回目: 警戒
  • 3回目: 取引停止を検討

Q4: 初めての取引先には前払いを求めるべき？

A: リスクが高い場合は、前払いを求めることを推奨。

  • 大口取引
  • 信用情報が不十分
  • 単発取引

まとめ

項目 継続取引先 初めての取引先
催促タイミング 期日+3〜5日後 期日+7〜10日後
トーン やや踏み込んでもOK より丁寧、より柔らかく
表現 明確な依頼 確認のスタンス
今後の取引 すでに関係ができている 今後の取引を意識した表現

初めての取引先への催促は、より丁寧に、より柔らかく。今後の取引を意識した対応が重要です。

免責事項

重要な注意事項

本記事は一般的な情報提供を目的としており、法的助言ではありません。

  • 個別の状況に応じて、適切な対応を選択してください。
  • 本記事の文例をそのまま使用した結果生じた損害について、当サイトは一切の責任を負いません。

最終更新: 2025年11月12日

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