催促を電話で伝える正しい話し方｜トークスクリプト＆切り出し方【録音の重要性も解説】

この記事は誰のため？

この記事は、メールで催促したが反応がなく電話で連絡しようか迷っている方、電話でどう切り出せばいいか分からない方に向けて書かれています。また、相手に失礼にならない話し方を知りたい方や、電話での催促は録音すべきか知りたい方にも役立つ内容です。

この記事を読むことで、電話での催促の切り出し方、段階別トークスクリプト、NGワード、録音の重要性が分かります。

電話で催促するメリット・デメリット

メリット

電話での催促には、メールとは異なる利点があります。まず、即座に反応が分かることです。メールは無視されやすいのに対し、電話では直接話せるため、相手の状況をリアルタイムで把握できます。

次に、声のトーンで誠実さを伝えられ、メールより人間味のあるコミュニケーションが可能です。そして、「いつまでに支払えるか」をその場で確認でき、分割払いなどの交渉もしやすいという実務上の利点もあります。

デメリット

一方で、電話にはいくつかのデメリットもあります。まず、録音していないと「言った・言わない」のトラブルになりやすく、証拠が残りにくいという問題があります。そのため、必ずメールでも記録を残す必要があります。

また、相手が着信拒否をしたり不在が続いたりと、電話に出ないことがあります。さらに、言葉遣いに気をつけないと感情的になりやすく、関係が悪化するリスクもあります。

電話をかけるタイミング

1回目の電話（期日+7〜10日後）

メールを1回送ったが反応がない場合、相手がメールをあまり見ない可能性があります。また、金額が大きく早く確認したい場合にも、このタイミングで電話をかけることが効果的です。

2回目の電話（期日+14〜21日後）

メールを2回送ってもまったく反応がなく、1回目の電話も繋がらなかった場合は、相手が意図的に無視している可能性があります。このタイミングでは、より踏み込んだ対応が必要です。

電話する時間帯

電話をかける時間帯にも配慮が必要です。おすすめは平日の10時〜12時、14時〜16時です。昼休み（12時〜13時）や終業間際（17時以降）は避けましょう。

また、早朝（9時前）や夜間（18時以降）、休日・祝日は相手に迷惑をかける可能性が高いため、避けるべきです。

電話の切り出し方（1回目）

基本の流れ

【Step 1】挨拶・名乗り
↓
【Step 2】用件を伝える
↓
【Step 3】確認を依頼
↓
【Step 4】次のアクションを決める

トークスクリプト（1回目）

────────────────────────────
【挨拶・名乗り】
────────────────────────────
お世話になっております。
株式会社〇〇の△△と申します。

いつもありがとうございます。
今、少しお時間よろしいでしょうか？

────────────────────────────
【用件を伝える】
────────────────────────────
実は、〇〇月分のご請求につきまして、
お支払い状況を確認させていただきたくご連絡いたしました。

請求書番号は〇〇、金額は〇〇円でございます。
支払期日が〇〇月〇〇日でしたが、
本日時点で入金を確認できておりません。

すでにお手続き済みでしたら、大変失礼いたしました。

────────────────────────────
【確認を依頼】
────────────────────────────
念のため、ご確認いただけますでしょうか？

（相手の反応を待つ）

────────────────────────────
【次のアクションを決める】
────────────────────────────
【パターンA: 相手が「確認します」と言った場合】
ありがとうございます。
それでは、〇〇日（〇曜日）までに
ご確認いただけますでしょうか？

確認後、お手数ですが一度ご連絡いただけますと幸いです。

【パターンB: 相手が「支払います」と言った場合】
ありがとうございます。
いつ頃のお支払いを予定されていますでしょうか？

（相手が日付を言ったら）
承知いたしました。
それでは、〇〇日までにお待ちしております。

【パターンC: 相手が「支払いが難しい」と言った場合】
承知いたしました。
もしよろしければ、分割払いなどのご相談も可能ですので、
一度詳しくお話しさせていただけませんでしょうか？

────────────────────────────
【終わりの挨拶】
────────────────────────────
それでは、よろしくお願いいたします。
失礼いたします。

電話の切り出し方（2回目）

1回目より踏み込んだ表現に

────────────────────────────
【挨拶・名乗り】
────────────────────────────
お世話になっております。
株式会社〇〇の△△です。

〇〇月分のご請求につきまして、
再度ご連絡させていただきました。

────────────────────────────
【これまでの経緯を伝える】
────────────────────────────
これまで、〇〇月〇〇日と〇〇月〇〇日にメールでご連絡し、
〇〇月〇〇日にお電話もさせていただきましたが、
ご入金およびご返信を確認できておりません。

請求書番号〇〇、金額〇〇円のお支払いについて、
現在の状況を教えていただけますでしょうか？

────────────────────────────
【相手の反応に応じて】
────────────────────────────
【パターンA: 相手が「忘れていた」と言った場合】
承知いたしました。
それでは、いつ頃のお支払いを予定されていますでしょうか？

できれば、〇〇日（〇曜日）までにお支払いいただけますと幸いです。

【パターンB: 相手が「支払いが難しい」と言った場合】
承知いたしました。
もしお支払いが難しい事情がございましたら、
分割払いなどのご相談も可能ですので、
具体的なご状況を教えていただけますでしょうか？

【パターンC: 相手が曖昧な返答をする場合】
承知いたしました。
ただ、こちらとしても長期間お待ちしている状況ですので、
〇〇日（〇曜日）までに、お支払い予定日をご連絡いただけますでしょうか？

それがもし難しい場合は、やむを得ず然るべき対応を
検討させていただくこともございますので、
何卒ご理解いただけますと幸いです。

────────────────────────────
【終わりの挨拶】
────────────────────────────
それでは、〇〇日までにご連絡をお待ちしております。
よろしくお願いいたします。
失礼いたします。

電話で使うべきフレーズ

やわらかい表現（1回目）

状況	フレーズ
確認を依頼	「念のため、ご確認いただけますでしょうか？」
逃げ道を残す	「すでにお手続き済みでしたら、大変失礼いたしました」
期限を設定	「〇〇日までにご確認いただけますと幸いです」
相談の余地	「もしお支払いが難しい事情があれば、ご相談ください」

踏み込んだ表現（2回目）

状況	フレーズ
経緯を伝える	「これまで〇回ご連絡しましたが、ご返信を確認できておりません」
期限を明確化	「〇〇日までにお支払い、またはご連絡をお願いいたします」
然るべき対応	「やむを得ず然るべき対応を検討せざるを得ません」
最終確認	「これが最後のご連絡となりますので、何卒ご対応ください」

電話で使ってはいけないNGワード

感情的な言葉

❌ 「いい加減にしてください」
❌ 「何度言えば分かるんですか？」
❌ 「こちらも困っているんです」
❌ 「約束を守ってください」

脅迫と取られる言葉

❌ 「訴えますよ」
❌ 「裁判にしますよ」
❌ 「弁護士を立てます」
❌ 「払わないとどうなるか分かっていますか？」

相手を責める言葉

❌ 「なぜ払わないんですか？」
❌ 「どうなっているんですか？」
❌ 「いつまで待たせるんですか？」

代わりに使うべき表現

⭕ 「お支払い状況を確認させてください」
⭕ 「何か事情がございますか？」
⭕ 「いつ頃のお支払いを予定されていますか？」

電話での注意点

1. 冷静なトーンを保つ

電話では声のトーンが非常に重要です。落ち着いた穏やかなトーンを心がけ、早口にならないよう注意しましょう。何より、感情的にならないことが大切です。

高圧的な話し方や早口で畳みかけるような話し方、ため息をつくような態度は、相手との関係を悪化させるため絶対に避けてください。

2. 相手の言い分を聞く

相手が「支払いが難しい」と言った場合、まずは理由を聞くことが重要です。その上で、「いつなら払えるか」を確認し、分割払いなどの提案をすることで、建設的な解決策を見出せます。

一方的に責めたり、相手の言い分を聞かずにすぐ電話を切ったりするのは、問題解決につながりません。相手の状況を理解する姿勢を持ちましょう。

3. 電話後は必ずメールで記録を残す

電話後に送るメールの例

件名：【ご連絡】本日のお電話の件（〇〇月分ご請求）

〇〇株式会社
〇〇様

お世話になっております。
株式会社〇〇の△△です。

本日はお電話にてお時間をいただき、ありがとうございました。

念のため、本日のお電話の内容を確認させていただきます。

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
【確認事項】
・請求書番号: INV-202511-001
・ご請求金額: 100,000円（税込）
・お支払い予定日: 2025年12月15日
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

上記の通り、12月15日までにお支払いいただけるとのことで
承知いたしました。

何卒よろしくお願いいたします。

株式会社〇〇
△△

電話は録音すべきか？

録音のメリット

電話を録音することで、「いつまでに払う」と約束したかを記録でき、後から「そんなことは言っていない」と言われるのを防げます。これは証拠として非常に有効です。

また、録音を聞き返すことで、自分が感情的になっていなかったかを確認でき、次回の電話に活かすこともできます。

録音の方法

スマホアプリを使う方法があります。iPhoneでは「通話録音アプリ」（有料が多い）、Androidでは「通話レコーダー」（無料あり）が利用できます。

また、スピーカーフォンにしてICレコーダーで録音する方法も確実です。

録音時の注意点

法律上、相手に伝えなくても録音は可能です。ただし、トラブル防止のため「記録のため録音しています」と伝えるのも一つの方法として有効です。

録音データは最低でも支払いが完了するまで保管し、できれば契約書と同じ期間（7年間）保管することをおすすめします。

電話が繋がらない場合

1. 留守番電話にメッセージを残す

電話が繋がらない場合は、留守番電話にメッセージを残すことが効果的です。「お世話になっております。株式会社〇〇の△△と申します。〇〇月分のご請求につきまして、お支払い状況を確認させていただきたく、お電話させていただきました。お手数ですが、ご都合の良いときに03-1234-5678までご連絡いただけますでしょうか。よろしくお願いいたします」といった内容で、簡潔かつ丁寧に伝えましょう。

2. 複数の電話番号に掛ける

担当者の携帯電話に繋がらない場合は、会社の代表番号や経理部門の直通番号など、複数の電話番号に掛けてみることをおすすめします。

3. メールで「お電話させていただきました」と送る

件名：【お電話させていただきました】〇〇月分ご請求の件

〇〇株式会社
〇〇様

お世話になっております。
株式会社〇〇の△△です。

本日〇時頃、お電話させていただきましたが、
ご不在のようでしたので、メールにて失礼いたします。

〇〇月分のご請求につきまして、
お支払い状況を確認させていただきたく存じます。

ご都合の良いときに、ご連絡いただけますでしょうか。

何卒よろしくお願いいたします。

電話催促のチェックリスト

電話前の準備

請求書の内容を手元に用意（請求書番号、金額、期日）
これまでの催促履歴を確認（メール、電話の日付）
トークスクリプトを準備
録音の準備（アプリ、ICレコーダー）
冷静な状態か確認（感情的な時は避ける）

電話中のチェック

落ち着いたトーンで話す
相手の言い分を聞く
次のアクション（支払期日、連絡期日）を決める
NGワードを使わない

電話後のチェック

通話内容をメモする
メールで記録を残す
録音データを保管
次回の対応を計画

まとめ

項目	内容
タイミング	1回目：期日+7〜10日後、2回目：期日+14〜21日後
時間帯	平日10時〜12時、14時〜16時
トーン	冷静、穏やか、感情的にならない
NGワード	「訴える」「払わないとどうなるか」など脅迫的な言葉
録音	推奨（証拠として残る）
電話後	必ずメールで記録を残す

電話での催促は、メールより即効性がありますが、感情的にならないように注意が必要です。

免責事項

重要な注意事項

本記事は一般的な情報提供を目的としており、法的助言ではありません。

個別の状況に応じて、弁護士などの専門家にご相談ください。
本記事のトークスクリプトをそのまま使用した結果生じた損害について、当サイトは一切の責任を負いません。
電話での催促は、相手との関係性や状況によって最適な対応が異なります。