催促メールを送るタイミング｜期日から何日後が最適？
よくある疑問
「請求書の支払期日を過ぎたけど、すぐに催促メールを送っていいの？」 「何日待ってから連絡すべき？」 「早すぎると関係が悪化しそう…」
この記事では、催促メールを送る最適なタイミングについて、段階別に解説します。
基本原則：期日当日は待つ
なぜ期日当日に送らない方がいいのか？
支払期日当日に催促メールを送るのは避けましょう。なぜなら、相手側では振込手続きを進めている最中かもしれませんし、経理担当者が午後に処理を予定している可能性もあるからです。また、銀行の営業時間の都合で、実際の入金が翌営業日になることもよくあります。さらに、期日当日にすぐ催促すると、相手に「せっかちだ」という印象を与えかねません。
最低でも3〜5営業日は待ちましょう。
タイミング別の対応ガイド
【期日当日〜2日後】何もしない
アクション: なし（様子見）
この段階では何もせず、入金を待ちます。多くの場合、単なる手続きの遅れや行き違いです。
【期日+3〜7日後】1回目の入金確認メール
アクション: やわらかい「確認」メールを送る
この段階で初めて連絡します。トーンは「催促」ではなく「確認」です。
メールのポイント
件名は「【ご確認】〇〇月分のご請求に関しまして」として、催促というよりも確認のトーンで送ります。本文では「すでにお手続き済みの場合は行き違いで失礼いたしました」と逃げ道を残すことで、相手に配慮した印象を与えられます。請求書番号、金額、期日、振込先は必ず明記し、柔らかい表現で確認を依頼しましょう。
このタイミングで送ると、相手が単に忘れていた場合にはすぐに対応してもらえますし、まだ関係が悪化する前に解決できます。実際、約70%のケースがこの段階で解決するというデータもあります。
【期日+10〜14日後】2回目の催促メール
アクション: 明確に「お支払いをお願いします」と伝える
1回目の連絡から1週間経っても入金がない場合、もう少し踏み込んだ表現に切り替えます。
メールのポイント
件名は「【再送】〇〇月分のお支払いにつきまして」として、再度の連絡であることを明示します。本文では「改めて、お支払いをお願いいたします」と明確に依頼し、「〇〇日までにお支払い、またはご状況の共有をお願いします」と期限を設定することで、相手が動きやすくなります。ただし、「お支払いが難しい事情があればご相談ください」と相談の余地を残すことで、相手を追い詰めすぎない配慮も必要です。
このタイミングで送ると、「これ以上放置できない」と相手に認識してもらえますし、期限を設定することで相手側も対応しやすくなる効果があります。
【期日+21〜28日後】最終警告メール
アクション: 「然るべき対応を検討」と伝える
2回目の連絡にも反応がない場合、さらに踏み込んだ表現に切り替えます。
メールのポイント
件名は「【重要】〇〇月分のお支払いについて（最終確認）」として、最終段階であることを明確にします。本文では「これまで2度ご連絡したが、入金および返信を確認できていない」と事実を明記し、「〇〇日までに対応いただけない場合、やむを得ず然るべき対応を検討」と伝えます。この段階ではまだ「内容証明」「法的措置」という具体的なワードは使わず、やや抑えた表現にとどめましょう。
このタイミングで送ると、相手に「最後のチャンス」と認識してもらえますし、法的手続きの一歩手前であることを暗に示すことができます。
【期日+30日以上】内容証明郵便の検討
アクション: 法的な証拠を残す正式な通知を送る
3回のメールに反応がない場合、内容証明郵便を送ることを検討します。
タイミングを間違えた場合のリスク
早すぎる場合（期日+1〜2日）
早すぎるタイミングで催促すると、相手に「せっかち」「信頼されていない」という印象を与えてしまいます。特に振込手続き中なのに催促されると、相手は不快感を覚えるでしょう。その結果、今後の取引で警戒される可能性もあります。
遅すぎる場合（期日+1ヶ月以上放置）
逆に遅すぎると、相手が「忘れられている」「請求されない」と判断してしまいます。さらに時効のリスクも高まり（売掛金の時効は5年）、回収がどんどん困難になっていきます。
適切なタイミングで、段階的に対応することが重要です。
ケース別のタイミング調整
継続取引先の場合
少し余裕を持たせる
- 1回目: 期日+5〜7日後
- 2回目: 期日+14日後
- 最終警告: 期日+28日後
関係維持を重視し、やや長めのスパンで対応します。
単発取引先の場合
早めに対応
- 1回目: 期日+3〜5日後
- 2回目: 期日+10日後
- 最終警告: 期日+21日後
関係よりも回収を優先し、早めに次のステップに進みます。
高額案件（100万円以上）の場合
慎重かつ迅速に
- 1回目: 期日+3日後
- 2回目: 期日+10日後
- 内容証明: 期日+21日後
- 弁護士相談: 期日+30日後
金額が大きい場合は、早めに専門家に相談することをおすすめします。
業種別のベストタイミング
業種によって、支払いサイクルや経理処理の速度が異なります。業種の特性を理解して、タイミングを調整しましょう。
Web制作・システム開発
Web制作やシステム開発では、納品から検収まで時間がかかり、経理締め日との兼ね合いで支払いが遅れやすい傾向があります。プロジェクト完了後の支払いが多いため、検収確認や社内承認に時間がかかることを考慮する必要があります。
推奨タイミング:
- 1回目: 期日+7日後
- 2回目: 期日+14日後
- 理由: 検収確認や社内承認に時間がかかるため、少し余裕を持たせる
建築・リフォーム
建築・リフォーム業界では、工事完了から支払いまで1〜2ヶ月が一般的で、材料費が先行するため着手金が重要になります。大口案件が多いのも特徴です。
推奨タイミング:
- 1回目: 期日+5日後
- 2回目: 期日+10日後
- 理由: 金額が大きいため、早めの対応が必要
コンサルティング・士業
コンサルティングや士業では、月額固定費が多く継続取引が前提となるため、支払いは比較的安定しています。長期的な関係性を重視する必要があります。
推奨タイミング:
- 1回目: 期日+7日後
- 2回目: 期日+14日後
- 理由: 関係維持を重視し、やや長めのスパンで対応
EC・物販
EC・物販では、商品発送後すぐに請求し、単発取引が多いため未払いリスクが高い傾向があります。関係性よりも確実な回収を優先する必要があります。
推奨タイミング:
- 1回目: 期日+3日後
- 2回目: 期日+7日後
- 理由: 回収を優先し、早めに動く
製造業（BtoB）
製造業のBtoB取引では、月末締め翌月末払いが一般的で、継続取引や大企業との取引が多いのが特徴です。大企業は経理処理に時間がかかることを考慮する必要があります。
推奨タイミング:
- 1回目: 期日+5日後
- 2回目: 期日+14日後
- 理由: 大企業は経理処理に時間がかかるため、やや余裕を持たせる
曜日・時間帯別の開封率データ
催促メールを送る曜日と時間帯によって、開封率や対応率が変わります。
曜日別の開封率
最も開封率が高い曜日は火曜日（約25%）、次いで水曜日（約23%）、木曜日（約22%）です。週の中盤が最も効果的といえます。
一方、月曜日は週明けでメールが溜まっており埋もれやすく、金曜日は週末前で対応が後回しにされやすいため避けるべきです。土日はビジネスメールとして不適切です。
時間帯別の開封率
最も開封率が高いのは10時〜11時（約28%）で、午前の業務開始後にメールをチェックするタイミングです。次いで14時〜15時（約24%）で、昼休み明けの午後業務開始タイミングです。
避けるべき時間帯としては、早朝（9時前）はまだ出社していない可能性があり、昼休み（12時〜13時）は不在が多く、終業間際（17時以降）は後回しにされやすく、深夜（21時以降）はビジネスメールとして不適切です。
最適な送信タイミング
おすすめの組み合わせは、火曜日または水曜日の10時〜11時、または木曜日の14時〜15時です。この組み合わせで送ると、開封率が最大30%向上するデータがあります。
季節・時期による調整
年末年始（12月下旬〜1月上旬）
年末年始の時期は、12月28日〜1月5日は避けるべきです。また、年末締め前の12月20日頃は経理が多忙なため、対応が遅れがちです。1月中旬以降にリマインドする方が効果的でしょう。
具体的には、12月中旬に「年末年始の支払い確認」メールを送り、年明け1月10日以降に改めて催促するのがおすすめです。
決算期（3月・9月）
決算期末は経理が多忙で支払いが遅れやすくなります。ただし、決算前に払いたい企業もあるため、タイミングの見極めが重要です。
決算期の2週間前に催促し、「決算前にご対応いただけると助かります」と一言添えると効果的です。
GW・お盆・年末年始前後
長期休暇前後は対応が遅れやすく、休暇前に催促しても休暇明けまで対応されない可能性があります。
そのため、長期休暇の1週間前までに催促し、休暇明け3営業日後にリマインドするのが効果的です。
催促頻度の最適化
「3・7・21」の法則
実務で効果的な催促頻度は、1回目を期日+3日後、2回目を1回目から7日後（期日+10日後）、3回目を2回目から14日後（期日+24日後）に設定する方法です。
この「3・7・21」の法則は、相手にプレッシャーをかけすぎず、かつ放置しない絶妙なバランスを保てます。
催促頻度の比較
| 頻度 | メリット | デメリット | 推奨度 |
|---|---|---|---|
| 週1回 | 相手に忘れられない | しつこいと思われる | △ |
| 10日に1回 | バランスが良い | ちょうど良い頻度 | ⭕ |
| 月1回 | 関係が悪化しにくい | 放置される可能性 | △ |
結論: 10日に1回が最適な催促頻度です。
リマインドスケジュールテンプレート
実際に使えるリマインドスケジュールのテンプレートを提供します。
パターンA: 標準スケジュール（継続取引先向け）
【支払期日】10月31日
11月3日（期日+3日後）: 何もしない（様子見）
11月7日（期日+7日後）: 1回目の確認メール送信
11月14日（期日+14日後）: 2回目の催促メール送信
11月21日（期日+21日後）: 電話で確認
11月28日（期日+28日後）: 最終警告メール送信
12月7日（期日+37日後）: 内容証明郵便送付
パターンB: 早期対応スケジュール（単発取引先向け）
【支払期日】10月31日
11月3日（期日+3日後）: 1回目の確認メール送信
11月10日（期日+10日後）: 2回目の催促メール＋電話
11月17日（期日+17日後）: 最終警告メール送信
11月24日（期日+24日後）: 内容証明郵便送付
12月1日（期日+31日後）: 弁護士相談
パターンC: 高額案件スケジュール（100万円以上）
【支払期日】10月31日
11月3日（期日+3日後）: 1回目の確認メール送信
11月7日（期日+7日後）: 電話で確認
11月10日（期日+10日後）: 2回目の催促メール送信
11月14日（期日+14日後）: 社内会議で回収方針決定
11月17日（期日+17日後）: 最終警告メール送信
11月21日（期日+21日後）: 内容証明郵便送付
11月28日（期日+28日後）: 弁護士相談・法的手続き開始
タイミングを誤った失敗事例
失敗事例1: 早すぎた催促で関係悪化
支払期日の翌日に催促メールを送信したケースです。相手は振込手続き中だったため、「信頼されていない」と不快感を表明し、今後の取引を停止されてしまいました。30万円の未払いは回収できましたが、年間300万円の取引を失う結果となりました。
教訓として、最低でも3日は待つべきだったといえます。早すぎる催促は関係悪化のリスクが高いのです。
失敗事例2: 遅すぎて時効成立
50万円の未払いを2年間放置したケースです。相手が「時効です」と主張し、時効が成立してしまい回収不可能になりました。弁護士に相談しましたが「もう回収できない」との回答でした。
教訓として、1ヶ月放置したら必ず次のステップに進むべきだったといえます。時効のリスクを意識して、定期的に催促することが重要です。
失敗事例3: 金曜夕方に送って無視された
金曜日の17時に催促メールを送信したケースです。相手は週末前で忙しく、メールを見落としてしまいました。その結果、週明けまで対応されず、さらに1週間遅延し、2回目の催促が必要になってしまいました。
教訓として、金曜午後は避け、火曜午前に送るべきだったといえます。曜日・時間帯を意識することが重要です。
まとめ：最適なタイミング早見表
| タイミング | アクション | トーン |
|---|---|---|
| 期日当日〜2日後 | 何もしない | - |
| 期日+3〜7日後 | 1回目の確認メール | 丁寧・確認 |
| 期日+10〜14日後 | 2回目の催促メール | 明確な依頼 |
| 期日+21〜28日後 | 最終警告メール | 厳格 |
| 期日+30日以上 | 内容証明郵便 | 法的 |
| 期日+60日以上 | 法的手続き | 専門家相談 |
早すぎず、遅すぎず、段階的に対応することが回収率を高めるコツです。
よくある質問（FAQ）
Q1: 土日に催促メールを送ってもいいですか？
A: 避けるべきです。
土日はビジネスメールとして不適切ですし、相手が不快に感じる可能性が高いため、月曜日に改めて送る方が無難です。ただし、EC・物販で個人向けの場合は土日でもOKな場合があります。
Q2: 催促メールは何時に送るべきですか？
A: 火曜日または水曜日の10時〜11時がベストです。
- 開封率が最も高い時間帯
- 午前の業務開始後、メールチェックのタイミング
避けるべき時間帯:
- 早朝（9時前）
- 昼休み（12時〜13時）
- 終業間際（17時以降）
Q3: 支払期日が月末の場合、いつ催促すべきですか？
A: 翌月3〜7日後が目安です。
月末締めの企業が多いため、翌月初旬に経理処理が集中します。そのため、翌月5〜7日に催促メールを送るのが効果的です。
Q4: 相手が「もう少し待ってほしい」と言ってきたら？
A: 具体的な期日を設定してください。
「もう少し」は曖昧な表現なので、「いつまでに支払えますか？」と明確に確認し、期日を決めてメールで記録を残すことが重要です。
Q5: 催促メールを送ったのに返信がない場合は？
A: 7〜10日後に2回目の催促を送ってください。
1回目で反応がなくても諦めず、2回目はより踏み込んだ表現に切り替えましょう。電話でのフォローも検討してください。
Q6: 何回まで催促メールを送るべきですか？
A: 3回が目安です。
1回目は確認のスタンス、2回目は明確な依頼、3回目は最終警告という段階を踏みます。3回送っても反応がない場合は、内容証明郵便や法的手続きを検討しましょう。
Q7: 年末年始をまたぐ場合、どうすればいいですか？
A: 12月中旬に催促し、年明けにリマインドしてください。
具体的には、12月20日頃に「年末年始の支払い確認」メールを送り、1月10日以降に改めて催促メールを送る流れが効果的です。
Q8: 相手が大企業の場合、タイミングを調整すべきですか？
A: はい、少し余裕を持たせてください。
大企業は経理処理に時間がかかるため、1回目は期日+5〜7日後、2回目は期日+14日後に設定するのが適切です。
Q9: 初めての取引先には、いつ催促すべきですか？
A: 期日+7〜10日後が無難です。
信頼関係が浅いため、やや長めに待って関係を壊さないことを優先しましょう。
Q10: 催促メールを送るのが怖い場合は？
A: テンプレートを使って、丁寧な表現で送ってください。
「確認」のスタンスで送れば失礼になりませんし、「すでにお手続き済みでしたら」と逃げ道を残すことで相手への配慮も示せます。テンプレートを参考にすれば、怖くありません。
Q11: 電話と メール、どちらを先にすべきですか？
A: まずメールから始めてください。
- メールの方が記録が残る
- 相手も返信しやすい
- 電話は2回目以降で併用
例外: 高額案件（100万円以上）の場合は、1回目から電話も併用
Q12: 同じ相手に複数の未払いがある場合は？
A: まとめて催促してください。
1件ずつ催促するのは非効率なので、「〇月分、△月分の合計〇〇円」とまとめて記載しましょう。ただし、各請求書の内訳は明記してください。
Q13: 相手が「請求書が届いていない」と言ってきたら？
A: すぐに再送してください。
メールで送った記録を確認した上で、再度メールとPDFを送付し、念のため郵送も検討しましょう。
Q14: 催促のタイミングを記録する方法は？
A: Excelやスプレッドシートで管理してください。
記録すべき項目:
- 請求書番号
- 金額
- 支払期日
- 1回目の催促日
- 2回目の催促日
- 3回目の催促日
- 入金日
Q15: 催促メールを自動化できますか？
A: 可能です。
請求書管理システムを使ったり、メール配信ツールで予約送信したり、CRMツールで自動リマインドする方法があります。おすすめツールとしては、Misoca（無料プランあり）、freee請求書、マネーフォワードクラウド請求書などがあります。
免責事項
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最終更新: 2025年10月31日
次のステップ
催促メールのタイミングが分かったら、具体的な文面を確認しましょう。
催促メールの作成、毎回大変ではありませんか？
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