請求書を送ったのに入金がない時のメール例文｜2回目催促の正しい伝え方

この記事は誰のため？

この記事は、1回目の入金確認メールを送ったがまだ入金がない状況でお困りの方に向けて書かれています。1回目よりも踏み込んだ表現で催促したいが、どう書けばいいかわからない方、また相手との関係は維持したいが、もう少し強いメッセージを送りたい方に最適です。さらに、「いつまでに支払ってください」と明確に伝える方法を知りたい方にもお役立ていただけます。

この記事を読むことで、1回目よりも踏み込みながら、相手との関係を壊さない2回目催促メールの書き方が分かります。

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2回目催促メールの基本方針

1回目の連絡では「確認」のスタンスでしたが、2回目はもう少し踏み込んだ表現に切り替えます。ただし、まだ相手を追い詰めるのではなく、3つの重要なポイントを意識します。まず、「お支払いをお願いします」と明確に伝えること。次に、期限を設けて具体的な行動を促すこと。そして最後に、相談の余地を残し、相手が状況を説明しやすくすることです。これらのバランスを取ることで、踏み込みながらも関係を維持できるメールになります。

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2回目に送る催促メールテンプレ

メールテンプレート（2回目・標準版）

件名： 【再送】〇〇月分のお支払いにつきまして

本文：

〇〇株式会社
〇〇部 〇〇様

いつもお世話になっております。
株式会社△△の□□でございます。

先日ご連絡いたしました〇〇月分のご請求につきまして、
現時点でご入金を確認できておりません。

改めて、お支払いをお願いいたします。

■ 請求内容
・請求書番号：INV-202510-001
・金額：¥100,000（税込）
・支払期日：2025年10月25日（現在10日経過）
・お振込先：〇〇銀行 △△支店 普通 1234567

ご多忙のところ恐縮ですが、
**11月5日（火）までにお支払い、またはご状況の共有をお願いいたします。**

もしご不明点や、お支払いが難しい事情がございましたら、
一度ご相談いただけますでしょうか。

何卒よろしくお願い申し上げます。

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株式会社△△
経理部 □□
TEL: 03-1234-5678
Email: keiri@example.com
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メールテンプレート（2回目・やや強め版）

1回目から2週間以上経過している場合や、金額が大きい場合は、もう少し踏み込んだ表現にします。

件名： 【重要】〇〇月分のお支払いについて（再度のご連絡）

本文：

〇〇株式会社
〇〇部 〇〇様

いつもお世話になっております。
株式会社△△の□□でございます。

〇〇月分のご請求につきまして、
先日ご連絡いたしましたが、現時点でご入金およびご返信を確認できておりません。

改めて、お支払いのご対応をお願いいたします。

■ 請求内容
・請求書番号：INV-202510-001
・金額：¥100,000（税込）
・支払期日：2025年10月25日（現在15日経過）
・お振込先：〇〇銀行 △△支店 普通 1234567

誠に恐縮ではございますが、
**11月5日（火）までに、お支払いまたはご状況のご共有をお願いいたします。**

万が一、お支払いが難しいご事情がある場合は、
分割払いなど、ご相談に応じさせていただきます。

まずは一度、ご連絡をいただけますようお願い申し上げます。

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株式会社△△
経理部 □□
TEL: 03-1234-5678
Email: keiri@example.com
────────────────────────

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ポイント解説

1. 件名に「再送」「重要」をつける

2回目であることを明示し、「これが初めてではない」という意識を持ってもらいます。ただし、「督促」「最終通告」といった強すぎる言葉はまだ使いません。

2. 「お支払いをお願いします」と明確に伝える

1回目の「確認させていただきたく」という柔らかい表現から、「お支払いをお願いします」という明確な依頼に変えます。

3. 期限を具体的に設ける

「本日中に」「〇〇日までに」と期限を明示することで、相手に行動を促します。ただし、期限は現実的な範囲（3〜7日程度）に設定します。

4. 「お支払い、またはご状況の共有」と選択肢を示す

すぐに支払えない場合でも、「状況を教えてください」という選択肢を残すことで、相手が返信しやすくなります。

5. 相談の余地を残す

「お支払いが難しい事情があればご相談ください」「分割払いにも応じます」と添えることで、相手が状況を説明しやすくします。これにより、完全に関係が断絶するのを防ぎます。

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電話とメール、どちらが効果的？

メールには証拠として記録が残るという大きな利点があります。また、相手が都合の良いタイミングで確認できるため、相手に配慮した連絡方法と言えます。さらに、感情的にならず冷静に伝えられるというメリットもあります。

一方、電話には即座に状況を確認できるという即効性があります。相手の反応や事情を直接聞けるため、問題の本質を素早く把握できます。また、関係性が良好な場合は、電話の方が早く解決することもあります。

推奨パターン：メールを送った後、1〜2日経っても反応がない場合は電話をかける

電話をかける際は、以下のように伝えます：

「お世話になっております。株式会社△△の□□です。
先日、〇〇月分のお支払いについてメールをお送りしたのですが、
ご確認いただけましたでしょうか？
もしご不明点や、お支払いが難しい事情がございましたら、
一度お聞かせいただけますでしょうか」

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やってはいけないNG行動

NG例1: 感情的になる

「こちらも困っています」
「なぜ支払わないのですか？」
「もう取引できません」

リスク: 相手との関係が完全に悪化し、回収がさらに難しくなります。

NG例2: 毎日催促する

1回目のメールを送ってから、2回目までは最低でも1週間〜10日程度の間隔を空けてください。毎日催促すると、相手が逆に無視するようになります。

NG例3: 脅し文句を使う

「法的手段を取ります」
「弁護士に相談します」
「取引先にバラします」

リスク: 脅迫罪や業務妨害罪に問われる可能性があります。まだこの段階では使ってはいけません。

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2回目催促の心理学｜相手の反応パターン別対応

反応パターン1: 完全に無視している

相手が完全に無視している場合、支払う意思がない、意図的に逃げている、またはメールを見ていない可能性が考えられます。このような場合、まず電話で直接連絡することが重要です。異なる時間帯（朝10時、昼休み前、夕方17時など）に複数回かけてみましょう。また、担当者だけでなく、上司や経理部門にもCCを入れることで、組織全体に状況を認識させることができます。それでも反応がない場合は、内容証明の準備を始めることを検討してください。

反応パターン2: 「あとで払います」と返信だけある

相手から「あとで払います」という返信だけがある場合、支払う意思はあるものの資金繰りが厳しい状況が推測されます。また、とりあえず返信して時間稼ぎをしているケースや、具体的な支払日を明言できない状況にある可能性もあります。

このような場合、まず「いつまでにお支払いいただけますか？」と具体的な支払日を確認することが重要です。一括が難しい場合は、「分割でのお支払いも検討できます」と分割払いを提案しましょう。さらに、口頭の約束だけでは不十分なため、「お支払い予定日をメールで確認させてください」と書面での確認を求めることをおすすめします。

反応パターン3: 「お支払いしたはずです」と返信

相手が「お支払いしたはずです」と返信してきた場合、いくつかの可能性があります。本当に手続きしたものの処理が遅れている場合もあれば、勘違いしているケース、あるいは言い逃れしようとしている場合も考えられます。

このような状況では、まず「お手数ですが、振込日と金融機関名を教えていただけますか？」と具体的な情報を確認しましょう。次に、「念のため、振込明細の写しをお送りいただけますか？」と振込明細の提示を依頼することで、実際の支払い状況を確認できます。また、「念のため、振込先をご確認ください」とこちらの口座情報を再度提示することで、振込先の間違いを防ぐこともできます。

反応パターン4: 「請求書が届いていない」と返信

相手が「請求書が届いていない」と返信してきた場合、経理担当者が本当に見落としている可能性もあれば、言い訳として使っているケースやメールが埋もれてしまっている場合も考えられます。

まず、「承知しました。再度お送りいたします」と丁寧に対応して請求書を再送しましょう。ただし、「〇月〇日にメールでお送りしておりますが、再度お送りします」と送付履歴を明記することで、こちらは送付済みであることを記録に残します。さらに、メール、郵送、FAXなど複数の連絡手段で送ることで、確実に届けることができます。

反応パターン5: 「担当者が不在で分かりません」と返信

相手から「担当者が不在で分かりません」という返信があった場合、本当に担当者しか分からない状況である可能性もあれば、たらい回しにされているケースや支払いを避けるための言い訳として使われている場合もあります。

まず、「いつ頃お戻りになりますか？」と担当者の不在期間を確認しましょう。次に、「お手数ですが、代理の方にご確認いただけますか？」と代理の担当者への引き継ぎを依頼します。そして、「〇日に改めてご連絡させていただきます」と担当者が戻り次第、再度連絡する旨を伝えることで、こちらが継続してフォローする意思を示すことができます。

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2回目催促で信頼関係を壊さないテクニック

テクニック1: 「私たちも困っています」は禁句

NG例:

こちらも困っております。早急にお支払いください。

OK例:

ご多忙のところ恐縮ですが、お支払いをお願いいたします。

理由: 「こちらも困っています」は感情的な表現で、相手を責める印象を与えます。ビジネスライクに「お支払いをお願いします」と伝えましょう。

テクニック2: 「逃げ道」を残す

NG例:

〇日までに必ずお支払いください。それ以外の選択肢はありません。

OK例:

〇日までにお支払い、またはご状況の共有をお願いいたします。
お支払いが難しい事情がございましたら、ご相談ください。

理由: 相手を追い詰めすぎると、完全に逃げられるリスクがあります。「相談の余地」を残すことで、相手が状況を説明しやすくなります。

テクニック3: 「次回取引」を匂わせる

NG例:

お支払いがない場合、今後の取引はお断りします。

OK例:

今後とも円滑なお取引を続けるため、お支払いのご協力をお願いいたします。

理由: 「今後の取引を続けたい」という前向きなメッセージは、相手に「払わなければ」という意識を持たせます。

テクニック4: 期限は「曜日」まで明記する

NG例:

今週中にお支払いください。

OK例:

11月5日（火）までにお支払いください。

理由: 「今週中」は曖昧で、相手が後回しにする可能性があります。具体的な日付と曜日を明記することで、期限を明確にします。

テクニック5: 「分割払い」を提案する

NG例:

一括でお支払いください。分割は認めません。

OK例:

一括が難しい場合、分割払いのご相談も可能です。
まずは一度、ご状況をお聞かせください。

理由: 分割払いを提案することで、相手が「少しずつでも払おう」と思うようになります。全額回収が難しくても、一部でも回収できれば次のステップに進めます。

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相手との関係性別メール文面調整

継続取引先（今後も取引がある）

継続取引先に対しては、関係維持を最優先に考える必要があります。やわらかい表現を維持しながら、「今後ともよろしくお願いします」という前向きなメッセージで締めくくることが重要です。

文面では次のように調整すると効果的です。「平素より格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます」という丁寧な挨拶で始め、「今後とも円滑なお取引を続けるため、お支払いのご協力をお願いいたします」と関係継続を前提とした表現を使います。そして、「引き続き、何卒よろしくお願い申し上げます」という言葉で締めることで、今後の取引への期待を示すことができます。

単発取引先（今後の取引がない）

単発取引先に対しては、回収を最優先に考えます。ビジネスライクな表現を使い、期限を明確にすることが重要です。

文面は簡潔かつ明確にします。「〇月〇日が支払期日の請求書につきまして、現時点でご入金を確認できておりません」と事実を端的に伝え、「改めて、お支払いをお願いいたします」と直接的に依頼します。そして、「11月5日（火）までにお支払いをお願いいたします」と具体的な期限を設定することで、相手に明確な行動を促します。

取引先の担当者が変わった場合

担当者が変わった場合は、新担当者に状況を丁寧に説明することが重要です。引き継ぎがされていない可能性を考慮し、請求書を再送することも必要になります。

文面は状況説明を重視します。「この度、ご担当者様が変更になったとお聞きしました」と変更を認識していることを伝え、「つきましては、下記の未払金につきまして、改めてご確認いただけますでしょうか」と新担当者に確認を依頼します。そして、「請求書を再送いたしますので、ご確認のほどお願いいたします」と添えることで、新担当者がスムーズに対応できるよう配慮します。

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2回目催促後の行動チェックリスト

送信後1〜2日以内

• 相手からの返信があるか確認
• 入金があるか確認
• 返信がない場合、電話をかける
• 電話の内容を記録（日時、担当者名、会話内容）

送信後3〜5日以内

• まだ入金がない場合、再度電話をかける
• 相手の状況を確認（支払い予定日、難しい事情など）
• 分割払いの提案をする
• 次回の連絡日を決める

送信後7日以上経過

• まだ入金がない場合、3回目の催促を検討
• 内容証明郵便の準備を始める
• 弁護士への相談を検討
• 対応履歴を整理（証拠として使える）

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2回目催促メールを送る最適タイミング

基本原則: 1回目から7〜10日後

1回目の入金確認メールから7〜10日後に2回目を送るのが基本です。

例外1: 金額が大きい場合（50万円以上）

5〜7日後に2回目を送りましょう。金額が大きい場合、早めに動くことが重要です。

例外2: 継続取引先の場合

10〜14日後に2回目を送りましょう。関係維持を優先し、少し長めの間隔を空けます。

例外3: 相手から「〇日に払います」と返信があった場合

約束の日から3日後に2回目を送りましょう。約束を守らなかった場合、すぐに催促します。

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よくある質問

Q1: 2回目のメールはどのタイミングで送ればいい？

A: 1回目から7〜10日後が基本です。

ただし、金額が大きい場合や、相手が約束を破った場合は、もっと早く送っても問題ありません。

Q2: 2回目でも反応がない場合、どうすればいい？

A: 3回目の催促を送るか、内容証明郵便を送りましょう。

2回目でも反応がない場合、相手が意図的に支払いを避けている可能性があります。次のステップに進む準備をしましょう。

→ 内容証明の書き方

Q3: 電話で催促した場合、メールも送るべき？

A: はい、必ず送りましょう。

電話だけでは証拠が残りません。必ずメールでも記録を残すことが重要です。

Q4: 相手から「分割払いでお願いします」と言われたら？

A: 分割払いの条件を書面で確認しましょう。

口頭での約束だけでは、後でトラブルになる可能性があります。必ず書面（メールでも可）で確認しましょう。

→ 分割払い合意書の書き方

Q5: 2回目のメールで「法的手段」という言葉を使っていい？

A: まだ使わない方が良いです。

2回目の段階では、まだ「法的手段」という言葉は使わない方が良いです。3回目以降に使いましょう。

Q6: 相手が「請求書が届いていない」と言い訳した場合は？

A: 請求書を再送しましょう。

相手の言い分を受け入れ、請求書を再送します。ただし、「〇月〇日にメールでお送りしております」と送付履歴を明記しましょう。

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次のアクション（自動化・記録化）

2回目の催促メールを送った後も入金がない場合、3回目、4回目とエスカレーションしていく必要があります。ただし、毎回手作業でメールを書くのは非常にストレスがかかります。

入金管理ツールを使うメリット

入金管理ツールを活用すると、支払期日から〇日経過したら自動で催促メールを送信できます。また、いつ何回目の催促を送ったかが自動で記録されるため、対応履歴の管理が容易になります。さらに、未回収リストを可視化して経営者や上司にリアルタイムで共有することもでき、相手と分割払いで合意した場合には次回期日を自動で管理することも可能です。

毎回手作業で催促メールを書くのではなく、ツールを使って自動化することで、メンタル的にも工数的にも大幅に楽になります。

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免責

重要な注意事項

本記事は一般的な情報提供を目的としており、法的助言ではありません。

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最終更新: 2025年10月31日

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次のステップ

⚠️ 2回目でも反応がない場合は → 内容証明の書き方

✅ 1回目の催促から始めたい方は → 入金確認メールの正しい書き方

📊 全体のフローを確認したい方は → 対応フロー完全ガイド