催促のタイミングを逃さないための管理方法｜Excelテンプレート付き

この記事は誰のため？

この記事は、以下のような状況でお困りの方に向けて書かれています:

複数の未払い案件があり、どれから催促すべきかわからない
催促のタイミングを忘れて、回収が遅れてしまう
Excelで管理したいが、どんな項目を記録すべきかわからない

この記事を読むことで、催促のタイミングを逃さない管理方法がわかります。

催促のタイミングを逃すとどうなるか

「今週中に催促しようと思っていたのに、気づいたら2週間経っていた...」

これは非常によくあるミスです。

タイミングを逃すリスク

催促のタイミングを逃すと、様々な問題が起こります。まず、支払期日から時間が経つほど回収率が低下していきます。実際のデータでは、支払期日から1週間以内に催促すれば回収率は90%ですが、1ヶ月後の催促では50%以下に落ち込んでしまいます。

催促タイミングと回収率の関係グラフ

また、相手も「もう催促されないだろう」と思い、支払いを後回しにしてしまいます。時間が経つほど法的措置を取るまでの期間も長くなり、証拠が散逸したり、最悪の場合は相手が倒産・廃業したりするリスクも高まります。

管理表を使うメリット

メリット1: 催促漏れがゼロになる

すべての未払い案件を一元管理することで、「あの案件、催促するの忘れてた！」ということがなくなります。どんなに忙しくても、催促のタイミングを逃しません。

メリット2: 優先順位がつけられる

複数の未払い案件がある場合、金額や期日、取引先の重要度で並び替えることで、どれから催促すべきか一目瞭然になります。限られた時間を効率的に使えます。

メリット3: 履歴が残る

いつ、どの方法で催促したか、相手は何と言ったかが記録されます。これは法的措置を取る際の重要な証拠になります。

催促タイミングの基本ルール

1回目: 支払期日+3〜7日後

初回の催促は、電話またはメールで柔らかいトーンで行います。「お支払期日を過ぎておりますが、ご確認いただけますでしょうか？」というように、相手の面子を潰さない表現を使いましょう。「忘れているかもしれない」という前提で優しく接することが大切です。

2回目: 1回目から7〜10日後

2回目は電話でやや強めのトーンで伝え、メールでも記録を残します。「先日もご連絡いたしましたが、まだご入金が確認できておりません。いつ頃お支払いいただけますでしょうか？」と、具体的な期日を確約してもらうことが重要です。相手の状況によっては、分割払いの提案も検討しましょう。

催促のタイミングフローチャート

3回目: 2回目から7〜10日後

3回目は電話に加えて、内容証明郵便を送る予告をします。「これまで複数回ご連絡しておりますが、お支払いいただけておりません。〇日までにご入金いただけない場合、法的措置を検討させていただきます」と、法的措置を明言します。これが相手に最後の機会を与える段階です。

内容証明: 支払期日から1ヶ月以上後

方法: 内容証明郵便

内容: 残債務全額の請求と法的措置の予告

ポイント:

弁護士に相談して作成
配達証明付きで送付

詳しくは: 内容証明の書き方

Excel催促管理表の作り方

必須の項目

以下の項目は必ず記録しましょう。

項目	内容	例
取引先名	会社名・担当者名	株式会社〇〇田中様
請求書番号	請求書の管理番号	INV-2025-001
請求日	請求書発行日	2025/1/15
支払期日	契約上の期限	2025/2/15
請求金額	税込金額	500,000円
入金確認日	実際の入金日	未入金
1回目催促日	初回催促の日付	2025/2/20
2回目催促日	2回目催促の日付	-
3回目催促日	3回目催促の日付	-
次回アクション日	次に何をすべきか	2025/2/27（2回目催促）
ステータス	現在の状況	催促中

ステータスの分類

ステータス	説明
未催促	支払期日前または期日後まだ催促していない
催促中（1回目）	1回目の催促済み、入金待ち
催促中（2回目）	2回目の催促済み、入金待ち
催促中（3回目）	3回目の催促済み、法的措置を検討中
回収済み	入金確認済み
焦げ付き	回収不能と判断

便利な機能

条件付き書式（期日超過を赤く表示）

Excelの条件付き書式を使えば、未入金で期日を過ぎた案件を自動で赤く表示できます。設定方法は、支払期日の列を選択して「ホーム」→「条件付き書式」→「新しいルール」と進み、数式=AND(F2<TODAY(), G2="")を入力するだけです。これで、一目で危険な案件がわかるようになります。

フィルター機能（未回収のみ表示）

回収済みの案件を非表示にして、未回収の案件だけに集中したい場合は、フィルター機能が便利です。表の任意のセルを選択して「データ」→「フィルター」をクリックし、ステータス列で「回収済み」のチェックを外すだけ。未回収の案件のみが表示されます。

ピボットテーブル（取引先別の集計）

どの取引先にいくら未回収があるのか一覧で見たい場合は、ピボットテーブルが役立ちます。表全体を選択して「挿入」→「ピボットテーブル」を選び、行ラベルに取引先名、値に請求金額（合計）を設定すれば、取引先別の未回収金額が一覧表示されます。

Googleスプレッドシートでの共有管理

メリット

メリット1: 複数人で同時編集可能

経理担当者と営業担当者が同時にアクセスして、リアルタイムで情報を更新できます。

メリット2: どこからでもアクセス可能

スマホ・タブレット・PCのどこからでもアクセスでき、外出先でも入金確認ができます。

メリット3: 変更履歴が残る

誰がいつ何を変更したか自動で記録され、改ざん防止になります。

アラート機能の設定方法

Google Apps Scriptでの自動通知

Googleスプレッドシートには、プログラムで自動化できる機能があります。

手順:

Googleスプレッドシートを開く
「拡張機能」→「Apps Script」をクリック
以下のコードを貼り付け
「保存」→「トリガー」を設定

「次回アクション日」が近づいたらメール通知

サンプルコード:

function checkActionDates() {
  var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("催促管理表");
  var data = sheet.getDataRange().getValues();
  var today = new Date();

  for (var i = 1; i < data.length; i++) {
    var actionDate = new Date(data[i][9]); // J列: 次回アクション日
    var status = data[i][10]; // K列: ステータス
    var companyName = data[i][0]; // A列: 取引先名
    var amount = data[i][4]; // E列: 請求金額

    // 次回アクション日が今日以前で、ステータスが「回収済み」以外の場合
    if (actionDate <= today && status != "回収済み") {
      // メール送信
      MailApp.sendEmail({
        to: "keiri@example.com",
        subject: "【催促アラート】" + companyName,
        body: "以下の案件の催促期限が到来しています。\n\n" +
              "取引先: " + companyName + "\n" +
              "金額: " + amount + "円\n" +
              "次回アクション日: " + actionDate.toLocaleDateString() + "\n\n" +
              "速やかに催促を実施してください。"
      });
    }
  }
}

トリガーの設定方法

手順:

Apps Scriptエディタで「トリガー」アイコンをクリック
「トリガーを追加」をクリック
実行する関数: checkActionDates
イベントのソース: 時間主導型
時間ベースのトリガーのタイプ: 日付ベースのタイマー
時刻: 午前9時〜10時

効果: 毎朝9〜10時に自動でチェックし、アクション日が到来している案件があればメール通知

詳しくは: 入金確認の自動化ツール

催促履歴の記録方法

記録すべき内容

催促した際は、必ず以下を記録しましょう。

日時: いつ催促したか
方法: 電話・メール・郵送のどれか
相手の反応: 何と言われたか
次回予定: いつまでに払うと約束したか

メモ欄の活用

良いメモの例:

2025/2/20 電話催促
担当者（田中様）に連絡。
「経理部長の承認待ち。2/27までには支払う」との回答。
次回: 2/28に入金確認、未入金なら再度電話。

NGなメモの例:

催促済み

証拠として使える記録の残し方

法的措置を取る際、催促履歴は重要な証拠になります。

ポイント:

日時は正確に記録
相手の発言をできるだけ正確に記録
メールのコピーを保存
電話の場合は通話記録を残す

複数案件の優先順位付け

催促すべき案件が複数ある場合、どれから手をつけるべきでしょうか？

優先順位の基準

基準1: 金額が大きい順

大口案件を優先することで、回収額を最大化できます。例えば、案件Aが100万円（期日+10日）で案件Bが10万円（期日+20日）なら、まず案件Aから催促しましょう。限られた時間で最大の効果を得るためです。

基準2: 期日が古い順

期日から時間が経つほど回収率は低下します。案件Aが50万円（期日+30日）で案件Bが100万円（期日+7日）なら、金額は小さくても期日が古い案件Aを優先すべきです。時間との戦いだからです。

基準3: 取引先の重要度順

継続取引先との関係は大切です。案件Aが50万円（新規取引先）で案件Bが30万円（10年来の取引先）なら、金額は小さくても案件Bを優先し、丁寧に対応すべきでしょう。長期的な関係を守ることも重要です。

優先順位マトリクスの活用

金額 / 期日	期日+7日以内	期日+8〜14日	期日+15日以上
100万円以上	最優先	最優先	最優先
50〜100万円	最優先	高優先	高優先
10〜50万円	高優先	中優先	低優先
10万円未満	中優先	低優先	最低優先

自動化ツールとの連携

会計ソフトからのデータエクスポート

対応ソフト:

freee、マネーフォワード、弥生会計など

方法:

会計ソフトから「未入金一覧」をCSVエクスポート
Excelの管理表にインポート
既存データと照合して更新

入金管理ツールとの併用

専用ツールを使っている場合も、Excelの管理表を併用すると便利です。

使い分け:

専用ツール: 入金の自動確認
Excel管理表: 催促のタイミング管理

詳しくは: 入金確認の自動化ツール

RPAツールでの自動更新

できること:

会計ソフトから自動でデータを取得
Excelに自動で転記
期日超過を自動で通知

おすすめツール:

Power Automate Desktop（Windows 11標準搭載）
UiPath
WinActor

管理表運用の成功事例

A社: 催促漏れをゼロに

A社は従業員20名のIT企業です。導入前は、催促すべき案件を忘れて回収が遅れたり、担当者しか状況がわからなかったりという問題を抱えていました。

Googleスプレッドシートで管理表を全社共有し、毎朝自動アラート機能を設定したところ、催促漏れがゼロになりました。その結果、平均回収期間が15日も短縮されたのです。

B社: 回収期間を平均15日短縮

B社は製造業の中小企業です。紙の台帳で管理していたため更新が遅れ、催促のタイミングもバラバラでした。

Excelで一元管理し、毎日更新するルールを作りました。条件付き書式で優先順位を可視化したことで、回収期間が平均15日短縮されました。

C社: 複数部署での情報共有を実現

C社は営業と経理で情報が分断されており、同じ取引先に別々に催促してしまうという問題がありました。

Googleスプレッドシートで情報を共有することで、催促の重複がゼロになり、部署間の連携がスムーズになりました。

よくある質問（FAQ）

Q1. 紙の台帳からExcelへの移行方法は？

A. 一度にすべて移行せず、新規案件からExcelに記録しましょう。

移行手順:

新規の未払い案件からExcelに記録開始
紙の台帳の未払い案件も少しずつExcelに転記
回収済み案件は紙のまま保管（過去の記録）

Q2. 管理表は毎日更新すべき？

A. 入金確認は毎日、催促履歴は都度更新が理想です。

推奨頻度:

入金確認: 毎営業日（銀行口座をチェック）
催促履歴: 催促した直後
全体見直し: 週1回（金曜日など）

Q3. 個人情報保護の観点で注意点は？

A. Googleスプレッドシートの共有範囲を適切に設定しましょう。

注意点:

共有範囲を社内のみに限定
閲覧権限と編集権限を分ける
退職者のアクセス権を即座に削除
パスワード付きExcelファイルで保存

まとめ

催促管理の5つのポイント

すべての未払い案件を一元管理
次回アクション日を必ず設定
自動アラート機能で催促漏れを防ぐ
催促履歴を詳細に記録
優先順位をつけて効率的に催促

管理表を活用することで、催促のタイミングを逃さず、回収率を大幅に向上できます。

次のステップ

催促のタイミング管理ができたら、具体的な催促方法を学びましょう。

免責事項

本記事は一般的な情報提供を目的としており、特定のツールやサービスを推奨するものではありません。個別の状況に応じて、最適な管理方法を選択してください。

最終更新: 2025年11月18日