担当者不在・連絡が取れない場合の対処法｜5つの突破口

この記事は誰のため？

この記事は、以下のような状況でお困りの方に向けて書かれています：

催促メールを送っても担当者から返信がない
担当者が退職・異動してしまい、引き継ぎがされていない
電話をかけても「担当者は不在です」と言われ続ける

未払い金の回収において、最も困るのが担当者と連絡が取れない状況です。この記事では、担当者不在でも債権回収を進める5つの突破口を解説します。

連絡が取れない3つのパターン

担当者と連絡が取れない状況には、大きく3つのパターンがあります。それぞれの特徴を理解しておくことで、適切な対処法が見えてきます。

パターン1: 担当者が退職・異動した

最も多いのがこのケースです。担当者が退職や異動により不在となり、後任者への引き継ぎがきちんとされていない状態です。

受付に電話をかけると「その者はすでに退職しました」「異動しました」と言われるものの、後任者の名前を教えてもらえなかったり、引き継ぎ情報が曖昧だったりします。

このパターンが起こる原因はいくつかあります。単純に引き継ぎ作業が不十分だった場合もあれば、社内のコミュニケーションがうまく機能していない場合もあります。また、場合によっては意図的に情報を隠しているケースも考えられます。

パターン2: 担当者が意図的に逃げている

支払いを避けるために、わざと連絡を取らないようにしているケースです。

このパターンでは、メールや電話に一切反応がありません。電話をかけても「ただいま外出中です」「会議中です」と言われ続け、折り返しの電話も来ません。

見分けるポイントは、過去には普通に連絡が取れていたのに、支払期日が過ぎてから急に連絡が取れなくなった、という点です。このパターンの場合、相手には明らかに支払う意思がないと判断できます。

パターン3: 会社自体が倒産・夜逃げしている

最悪のケースです。会社そのものが機能していない状態を指します。

オフィスに行ってみると空っぽになっていたり、電話が完全に不通だったり、公式ホームページが閉鎖されていたりします。こうなると、もはや通常の催促では回収できません。

この場合は、すぐに登記簿を確認して会社の現状を調べる必要があります。法的手続きを急ぎ、もし倒産手続き中であれば債権者として届け出を行いましょう。

突破口1: 代表電話に架電する

担当者に連絡が取れない場合、まず試すべきなのが会社の代表電話への連絡です。

具体的な手順

最初に、会社の代表電話番号を調べましょう。公式ホームページや名刺、契約書などに記載されているはずです。

次に、受付に電話をかけて担当者の状況を確認します。「〇〇様はいらっしゃいますか？」とストレートに聞いてみてください。もし不在だと言われたら、「〇〇様の後任の方をお願いできますか？」と続けます。

そして、後任者または上司につないでもらいましょう。このとき重要なのは、「支払いに関する件でお話ししたい」と用件を明確に伝えることです。

代表電話への架電フローチャート

実際のトークスクリプト

受付: お電話ありがとうございます。〇〇株式会社です。

あなた: お世話になっております。株式会社〇〇の〇〇と申します。
経理部の△△様はいらっしゃいますでしょうか？

受付: 申し訳ございません。△△はすでに退職しております。

あなた: 左様でございますか。実は、お支払いに関する件で
至急ご連絡したいのですが、後任の方または上司の方に
おつなぎいただけますでしょうか？

受付: 少々お待ちください。

成功させるためのポイント

電話をかけるときは、丁寧に、しかし明確に用件を伝えることが大切です。「支払い」「未入金」といった具体的なワードを使うことで、緊急性が伝わり、受付の方も適切な担当者につないでくれやすくなります。

「ちょっとお話ししたいことがありまして...」といった曖昧な表現は避けましょう。用件がはっきりしないと、たらい回しにされてしまう可能性があります。

突破口2: 代表メールアドレスに送る

電話が繋がらない場合、会社の代表メールアドレスに送るのも有効な手段です。

送り方のコツ

まず、会社の代表メールアドレスを調べます。多くの企業ではinfo@〇〇.co.jpやcontact@〇〇.co.jpといったアドレスを使っています。

次に、件名に【重要】をつけて送りましょう。こうすることで、経理部や経営層の目に留まりやすくなります。

本文では、担当者不在の経緯をしっかり説明してください。誰に何度連絡したのか、そして現在どのような状況（未払い）なのかを明記します。

メールテンプレート

件名: 【重要】〇〇様不在につき代表宛｜未払い金のご確認

〇〇株式会社
代表者様
関係者各位

お世話になっております。株式会社〇〇の〇〇です。

貴社経理部の△△様宛に、これまで複数回にわたり
下記の未払い金に関するご連絡をさせていただきましたが、
ご返信をいただけておりません。

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
【請求内容】
・請求書番号: INV-202501-001
・ご請求金額: 100,000円(税込)
・お支払い期日: 2025年1月31日(既に30日経過)
・対象案件: 〇〇システム開発業務
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

△△様が不在とのことでしたので、
代表宛にご連絡させていただいた次第です。

お手数ですが、ご担当者様よりご連絡いただけますと幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

株式会社〇〇
〇〇部 〇〇
電話: 03-xxxx-xxxx
メール: xxx@xxx.co.jp

注意点

メールを書く際は、感情的な表現を避けて、事実を淡々と伝えることが大切です。怒りや不満が伝わる文章にしてしまうと、相手も防衛的になってしまいます。

また、必ず自分の連絡先を明記しましょう。相手が「誰に連絡すればいいかわからない」という状況を作らないことが重要です。

突破口3: 上司・経営者に直接連絡する

担当者を飛び越えて、上司や経営者に直接連絡する方法もあります。

どうやって連絡するか

まず、会社のホームページで経営者や部門長の情報を確認しましょう。代表者名、経理部長・財務部長、役員名簿などが掲載されている場合があります。

LinkedInなどのビジネスSNSや企業の公式情報を使って連絡先を探すのも一つの手です。

そして、直接メールまたは電話で連絡します。このとき、担当者とのこれまでの経緯を丁寧に説明し、「このままでは法的手続きを検討せざるを得ない」と伝えましょう。

メール例

件名: 未払い金に関するご相談（担当者との連絡が取れず）

〇〇株式会社
代表取締役 〇〇様

突然のご連絡失礼いたします。
株式会社△△の△△と申します。

貴社との取引において、下記の未払い金が発生しております。

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
・ご請求金額: 100,000円(税込)
・お支払い期日: 2025年1月31日(既に30日経過)
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

これまで貴社経理部の〇〇様宛に複数回ご連絡しましたが、
ご返信をいただけておらず、やむを得ず代表者様にご連絡した次第です。

ご多忙中恐縮ですが、ご確認いただけますと幸いです。

注意点

経営者に直接連絡する際は、担当者を飛び越えることへの配慮を示すことが大切です。「他に手段がなかった」ということをしっかり説明しましょう。

また、攻撃的な態度は絶対に避けてください。あくまで「相談させていただきたい」という姿勢で臨むことで、相手も協力的になってくれる可能性が高まります。

突破口4: 内容証明郵便を送る

上記の方法でも連絡が取れない場合、内容証明郵便を送ることで会社全体に認識させる方法があります。

内容証明郵便の効果

内容証明郵便を会社の代表者宛に送ることで、組織全体に状況を認識してもらえます。もし経理部が問題を隠していたとしても、この方法なら経営者に直接伝わります。

また、法的な証拠として残るため、後々裁判になった場合にも有利です。さらに、時効の中断効果が6ヶ月間得られるという大きなメリットもあります。

内容証明郵便のサンプル

具体的な送り方

宛先は必ず会社の代表者にしましょう。「〇〇株式会社代表取締役〇〇様」という形で送ります。

内容には、これまで担当者に連絡を試みたが連絡が取れなかった経緯を記載してください。「これまで〇〇様に連絡を試みましたが、ご連絡がつかない状況が続いております」といった文言を入れます。

そして、配達証明付きで送りましょう。郵便局で手続きができます。費用は約1,500円程度です。

内容証明の文面例

催告書

〇〇株式会社
代表取締役 〇〇様

貴社との取引において、下記の未払い金が発生しております。

請求金額: 100,000円
支払期日: 2025年1月31日

これまで貴社経理部の〇〇様に複数回連絡を試みましたが、
ご連絡がつかない状況が続いております。

つきましては、本書面到達後7日以内にお支払いください。
期日までにお支払いいただけない場合、法的措置を検討いたします。

2025年3月1日
株式会社△△
代表取締役 △△

詳しい書き方は内容証明の書き方をご覧ください。

突破口5: 現地訪問

最終手段として、会社を直接訪問する方法があります。

どんなときに訪問すべきか

現地訪問を検討すべきなのは、高額案件（50万円以上）の場合や、何度連絡しても反応がない場合です。また、倒産の可能性がある場合や、内容証明を送っても反応がない場合も、直接訪問する価値があります。

訪問時の注意点

訪問する際は、できれば事前にアポを取りましょう。ただし、相手が応じない場合は、「〇日に訪問予定です」とメールで通知だけして訪問することもあります。

重要なのは、1人ではなく2人で訪問することです。これはトラブル防止のためであり、また証人を確保する意味もあります。

訪問記録は必ず残してください。日時、対応者、会話内容をメモし、可能であればボイスレコーダーで記録しておきましょう。

訪問時のチェックリスト

訪問すると何がわかるのか

実際に現地を訪問すると、様々なことがわかります。会社が本当に実在するか（看板やオフィスの状況）、従業員がいるかどうか、経営状況の雰囲気、そして倒産や夜逃げの兆候などです。

オフィスに行ってみて初めて、「実は既に引っ越していた」「看板が外されていた」といった事実が判明することもあります。

訪問時のトークスクリプト

あなた: お世話になっております。株式会社〇〇の〇〇です。
〇〇様はいらっしゃいますでしょうか？

受付: 申し訳ございません。本日は不在です。

あなた: そうですか。実は、未払い金の件でご連絡を差し上げているのですが、
これまでメールやお電話でもご連絡がつかない状況でして…。
代わりにご対応いただける方はいらっしゃいますか？

絶対に守るべきこと

訪問時に最も注意すべきなのは、威圧的な態度を絶対に避けることです。大声を出したり、脅すような言動をすると、恐喝と誤解されてしまう可能性があります。

また、長時間居座ることも避けましょう。業務妨害と見なされる恐れがあります。

あくまで「支払いの相談をさせていただきたい」という姿勢で臨んでください。冷静でビジネスライクな対応が、結果的に回収率を高めます。

最終手段: 法的手続き

担当者不在で任意の回収が難しい場合、法的手続きを検討します。

支払督促

担当者不在でも会社宛に送達される
簡易裁判所での手続き
費用は訴訟の半額程度

詳しくは支払督促の申立て方法をご覧ください。

少額訴訟・通常訴訟

担当者個人ではなく会社を訴える
判決後の強制執行が可能

詳しくは少額訴訟の流れをご覧ください。

担当者不在を防ぐための予防策

将来的に同じ問題が起こらないよう、今のうちから予防策を講じておきましょう。

契約時に複数の連絡先を確保する

取引を始める段階で、担当者の直通電話・メールだけでなく、上司の連絡先や会社の代表電話・代表メールも確保しておきましょう。こうしておけば、担当者が退職や異動しても連絡が取れなくなるリスクを減らせます。

定期的に連絡先を確認する

半年に1回程度、連絡先の確認メールを送るのも効果的です。「ご担当者様に異動や退職があれば教えてください」と一言添えるだけで、スムーズに情報を更新できます。

会社の代表番号・代表メールも控えておく

担当者の連絡先だけでなく、会社全体の連絡先も必ず記録しておきましょう。これが後々の保険になります。

よくある質問（FAQ）

Q1. 担当者の退職理由を聞いてもいい？

A. 聞くこと自体は問題ありませんが、相手が答える義務はありません。重要なのは「後任者は誰か」を確認することです。

Q2. 代表電話でも反応がない場合は？

A. 内容証明郵便を送るか、現地訪問を検討します。それでも反応がない場合は、法的手続きに進みます。

Q3. 現地訪問は法的に問題ない？

A. 正当な債権回収のための訪問は問題ありません。ただし、以下の行為は違法になる可能性があります：

大声を出す、暴力を振るう（脅迫・恐喝）
長時間居座る（業務妨害）
夜間や早朝の訪問（迷惑行為）

まとめ: 担当者不在への対処フローチャート

担当者と連絡が取れない
↓
【突破口1】代表電話に架電
↓ 反応なし
【突破口2】代表メールに送付
↓ 反応なし
【突破口3】上司・経営者に直接連絡
↓ 反応なし
【突破口4】内容証明郵便を送る
↓ 反応なし
【突破口5】現地訪問（高額案件の場合）
↓ それでも反応なし
【最終手段】法的手続き（支払督促・訴訟）

成功させる4つのポイント

担当者不在で未払いを回収するには、段階的にエスカレーションすることが大切です。いきなり強硬手段に出るのではなく、柔らかい方法から徐々に強めていきましょう。

また、担当者だけでなく、会社全体にアプローチすることを意識してください。代表電話、代表メール、経営者と、複数のルートを使うことで突破口が見えてきます。

すべての連絡を記録に残すことも忘れないでください。メール、電話メモ、訪問記録など、すべてが後々の証拠になります。

そして何より、感情的にならず、ビジネスライクに対応することが重要です。冷静さを保つことで、相手も協力的になりやすくなります。

担当者不在は未払い回収の大きな障害ですが、適切な手順を踏めば必ず突破できます。諦めずに、一歩ずつ進めていきましょう。

次のステップ

担当者不在で法的手続きを検討する場合は、こちらもご覧ください。

免責事項

本記事は一般的な情報提供を目的としており、法的助言ではありません。個別の状況に応じて、弁護士などの専門家にご相談ください。

最終更新: 2025年11月18日